Qu’ils soient médecins généralistes, dentistes ou bien gynécologues, les professionnels de santé ont des journées des plus chargées.
Ainsi, pour faire face aux besoins de leurs nombreux patients, ils se doivent d’être toujours plus disponibles. Alors quand arrive un imprévu à leur secrétaire respectif, c’est toute leur organisation qui est remise en cause.
Car outre les consultations, ils doivent donc répondre eux-mêmes au téléphone, taper les comptes-rendus, et gérer l’administratif quotidien !
Ce qui est vite ingérable, on en conviendra. D’où leur intérêt de nos jours d’en venir à du télésecrétariat, une solution qui s’avère aussi pratique qu’économique.
Pourquoi faire appel à du télésecrétariat ?
Être secrétaire d’un cabinet médical offre un travail à plein temps, qui passe par diverses tâches à réaliser au cours d’une journée.
Ainsi, une telle secrétaire prend tout d’abord en charge l’accueil téléphonique, qui est des plus conséquents la plupart du temps. Puis, entre deux appels, elle doit taper tous les comptes-rendus de diagnostics de consultations établis par son employeur.
Enfin, elle se doit aussi de tenir à jour toute la paperasserie due à l’administratif de tous cabinets médicaux. Autant dire qu’une secrétaire a du pain sur la planche au quotidien.
Et pourtant, elle se doit d’être toujours courtoise et agréable envers les patients. Il ne lui est donc pas permis d’être d’humeur maussade ou malade, et encore moins d’être absente pour raisons personnelles, sans quoi le cabinet vacille en quelques heures.
Mais une secrétaire n’étant pas un robot, il peut donc lui arriver de ne pas pouvoir se rendre à son travail. Bien sûr, on peut tenter de lui trouver une remplaçante, mais rien n’est moins sûr, d’autant qu’il y a urgence.
Heureusement, il existe aujourd’hui des plateformes de telesecretariat medical, qui sont prêtes à rendre service à tout professionnel de santé en un rien de temps !
Que nomme-t-on par télésecrétariat ?
La base du télésecrétariat médical est d’offrir les services d’une secrétaire médicale à distance. Ou plutôt d’une équipe de secrétaires qui se relient en permanence afin d’être la plus efficace possible.
Concrètement, les appels des patients vers le cabinet du praticien concerné sont automatiquement redirigés vers une plateforme où une secrétaire se charge de leur fixer un rendez-vous avec ce dernier. Une solution des plus pratiques donc lorsqu’un professionnel de santé a affaire à l’absence d’une secrétaire pour une durée plus ou moins déterminée, ou dans le cas plus radical d’un remplacement de personnel.
Aussi, outre la permanence téléphonique, le télésecrétariat médical propose des services tels que de la rédaction de comptes-rendus médicaux, dont tout praticien a le devoir après consultation. Ainsi que de la gestion administrative propre à un cabinet médical.
Encore une tâche qui n’est pas des moindres, vu le nombre de courriers à faire parvenir par voie postale, et la quantité de mails auxquels il faut donner des réponses au plus tôt. Tout pour soulager le quotidien du professionnel de santé donc, qui peut alors s’en retourner vers ses consultations sans avoir à se soucier du reste.
Les avantages du télésecrétariat
On vient de voir combien les services d’une structure de télésecrétariat sont bénéfiques à un professionnel de santé lorsqu’il fait face à l’absence de sa propre secrétaire.
Mais il y a un autre avantage à prendre en compte pour celles et ceux désireux d’en passer par de tels standards téléphoniques : cela leur est bien moins coûteux que d’embaucher une secrétaire en présentiel ! En effet, l’externalisation d’un secrétariat médical permet de réduire les dépenses dues à la gestion du personnel médical.
Car, comme on le sait, la fiche de paye de tout(e) salarié(e) comprend énormément de taxes et contributions à diverses caisses, dont l’employeur doit s’acquitter à l’état, en plus du salaire versé à l’employé(e).
Ce qui n’est pas le cas avec la facture mensuelle d’une structure de télésecrétariat, qui elle, ne fait payer que le travail effectué. Un praticien en cabinet, ainsi que des établissements de santé tels que des hôpitaux ou cliniques privées, ont donc tout à gagner à faire le choix du télésecrétariat en 2024. Et cela vaut aussi pour le bien et la prise en charge toujours plus rapide de leurs patients.